Zeitmanagement – Definition, Methoden & Tipps

Zuallererst ein Grundsatz: Zeit an sich ist nicht zu managen. Sie läuft immer gleich ab, egal wie viel oder wenig wir zu tun haben. Aber doch scheinen die einen Menschen besser mit ihren 24 Stunden pro Tag zurecht zu kommen als andere. Zutreffender wäre also nicht das Management der Zeit, sondern eher der eigenen Arbeitsweise.

Prinzipiell kann jeder ein erfolgreiches Zeitmanagement erlernen. Sich gut zu organisieren und Aufgaben sinnvoll zu priorisieren erfordert allerdings einiges an Disziplin. Das Ziel von gutem Zeitmanagement ist eine effektive Strukturierung der zu erledigenden Aufgaben sowie ein besseres Selbstmanagement.

Definition von Zeitmanagement

Zeitmanagement bedeutet die Vorgehensweise der Aufgabenbearbeitung innerhalb einer bestimmten Zeit. Es schließt das Priorisieren von Aufgaben sowie die realistische Analyse des Zeitaufwandes mit ein.

Methoden des Zeitmanagements

Um  Stress und Lernen bis tief in die Nacht zu vermeiden, hilft es, nach bestimmten Methoden vorzugehen. Diese helfen dabei mehr zu schaffen als vorher. 

Im Folgenden werden die wichtigsten Methoden für ein erfolgreiches Zeitmanagement vorgestellt. Man wählt die Methode aus, die am besten zu einem passt. Wichtig ist, dass es nie die eine, perfekte Zeitmanagement-Methode geben wird. Es ist deswegen sinnvoll, einige Methoden auszuprobieren und dann zu sehen, mit welcher Methode man am besten zurechtkommt.

Das Eisenhower-Prinzip

Bei dieser Methode werden die Aufgaben in vier Kategorien eingeteilt:

 

	Dringend	Nicht dringend
Wichtig	Erledigen!  Sofort selbst erledigen  (Krisen, Probleme, Fristen)	Terminieren!  Exakten Termin festlegen und selbst erledigen  (Planung, Netzwerken, Vorbeugung, Werteklärung)
Nicht wichtig	Delegieren!  An gute Mitarbeitende delegieren  (Viele E-Mails oder Anrufe, Post, Sitzungen)	Verwerfen!  Nicht erledigen  (Zeitfresser, Ziellose Arbeit, Fluchtaktivitäten)

Das Pareto-Prinzip

Grundsätzlich besagt das Pareto-Prinzip (auch 80/20-Prinzip), dass bereits mit 20 % des Zeitaufwandes 80 % des Ergebnisses erzielt werden können. Die restlichen 80 % der Zeit wird dann aufgewendet, die restlichen 20 % des Ergebnisses zu erreichen.

20 % der Zeit	80 % vom Ergebnis
80 % der Zeit	20 % vom Ergebnis

Es ist wichtig, die 20 % des Ergebnisses, für die 80 % der Zeit benötigt wird, zu identifizieren und dem entgegenzuwirken, sodass ein Großteil der 80 % eingespart werden können. Oft reichen allerdings auch die 80 % Ergebnis, sodass sich durch diese Methode von anstrengendem Perfektionismus distanziert werden kann. 

Die ABC-Methode

Die ABC-Methode hilft dabei, Aufgaben zu priorisieren. Diese Methode sollte allerdings weitestgehend in Kombination mit anderen Zeitmanagement-Methoden angewandt werden.

A-Aufgaben

Diese Aufgaben sind nicht delegierbar. Sie besitzen einen hohen Wert und sollten deswegen selbst erledigt werden. Ungefähr 60 % der Arbeitszeit sollten hierfür eingeplant werden.

B-Aufgaben

Hier besteht eine durchschnittliche Wichtigkeit, was sie teilweise delegierbar macht. Es sollte ungefähr 25 % der Arbeitszeit dafür geplant werden.

C-Aufgaben

Diese Aufgaben stellen den geringsten Mehrwert dar. Es handelt sich um sogenannte „Zeitfresser“, für die maximal 15 % der Arbeitszeit geplant werden sollte.

Eat-that-Frog-Methode

Diese Methode orientiert sich an dem Leitsatz „Erst die Arbeit, dann das Vergnügen“. Damit ist gemeint, dass mit der schwierigsten und wichtigsten (hässlichsten) Aufgabe begonnen werden sollte. Morgens ist die Konzentration und Motivation am höchsten und diese Zeit sollte für diese Aufgabe auch genutzt werden. Das Gefühl der Produktivität sollte sich nach Erledigung außerdem durch den ganzen Tag ziehen und für die nächsten Aufgaben motivieren.

Die Alpen-Methode

Hier handelt es sich um eine Planungsmethode, welche eher nach getaner Arbeit zum Tragen kommt. Eine sachliche und strukturierte Planung schließt sich unmittelbar an erledigte Aufgaben an und organisiert gleichzeitig den Folgetag.

A Aufgaben und Tätigkeiten sammeln

L Länge der Tätigkeiten bzw. den Zeitaufwand realistisch einschätzen

P Pufferzeiten berücksichtigen, damit auf Unvorhergesehenes reagiert werden kann.

E Entscheidung über die Wichtigkeit der Aufgaben für den Folgetag.

N Nachkontrollen durchführen und offene Aufgaben für den nächsten Tag einplanen.

Erläuterung:

A: Es sollten alle Aufgaben gesammelt und verschriftlicht werden, die noch erledigt werden müssen.

L: Hier geht es darum, den Zeitbedarf für jede Aufgabe zu schätzen. Grundsätzlich gilt: Lieber etwas zu knapp schätzen, als zu viel Zeit einzuräumen, da Menschen in der Regel zwar mehr aber fast nie weniger Zeit brauchen als die vorher eingeschätzte.

P: Faustregel ist, dass zu der Gesamtarbeitszeit 40 % als Puffer eingebaut werden sollte.

E: Es handelt sich um eine simple Priorisierung der Aufgaben und es gilt, ggf. den Zeitplan aufgrund der Gewichtung nach zu justieren.

N: Die prinzipielle Logik und Umsetzbarkeit des Zeitplans sollte überprüft werden.

Die 10-10-10-Methode

Diese Methode hilft, wie die ABC-Methode, bei der Entscheidungsfindung. Der Fokus liegt auf dem Selbstmanagement und der Erstellung eines Zeitplans. Im Rahmen einer guten Vorbereitung wird nach den Konsequenzen einer Entscheidung gefragt, und zwar…

… in 10 Minuten

… in 10 Monaten

… in 10 Jahren

Durch diese Fernsicht wird der Blick erweitert und eine bessere Perspektive geschaffen. Entscheidungen werden so objektiver und helfen bei der Priorisierung. Grundsätzlich helfen Methoden wie 10-10-10, Pareto, ALPEN oder ABC bei der Selbstreflexion und machen die Arbeit effizienter und effektiver.

Die Pomodoro-Methode

Diese Methode legt den Fokus auf die Arbeitsmethode und wurde nach einer tomatenförmigen Küchenuhr benannt. Es werden viele kleine Pausen in häufigen Abständen eingebaut, um die Leistungsfähigkeit auf einem hohen Niveau zu halten.

Die Methode besteht aus 5 Schritten:

1. Schriftliche Formulierung aller Aufgaben
2. Einen Wecker mit 25 Minuten stellen
3. 25 Minuten konzentriert arbeiten
4. Pause von 5 Minuten einlegen
5. Schritt 1-4 vier Mal durchlaufen und dann eine größere Pause von 20 bis 30 Minuten einlegen

Wichtig ist hier, dass die Pausen eingehalten werden, auch wenn es einem gerade unpassend erscheint. In den Pausen sollte man sich bewegen, etwas trinken oder frische Luft schnappen.

Die Zeitintervalle können grundsätzlich selbst bestimmt werden, um das eigene Lernverhalten optimal zu gestalten. 

Die 60-60-30-Methode

Ähnlich wie bei der Pomodoro-Methode liegt der Fokus hier auf der Arbeitszeit bzw. auf Fokus und Entspannung.

60 

Eine Stunde wird aufgesplittet in 55 Minuten hochkonzentrierter Arbeit und 5 Minuten Pause. Im Vorfeld sollte sich über die zu bearbeitende Aufgabe Gedanken gemacht werden. Alle Ablenkungen wie z.B. das Smartphone sollten beseitigt werden.

60 

Die zweite Stunde wird komplett durchgearbeitet.

30 

Es folgt eine 30-minütige Pause in der, ebenfalls im Vorfeld, bereits etwas geplant sein sollte. Es kann sich um ein Power-Nap oder eine Spazierrunde handeln.

GTD-Methode (Getting things done)

Bei dieser Methode handelt es sich um eine der bekanntesten Zeitmanagement-Methoden von David Allen. Sie basiert darauf, verschiedene Workflows in einem intelligenten System zu managen, zusammenzuführen und nacheinander abzuarbeiten. Diese Methode ist sehr komplex und wenn man sie beherrscht auch sehr mächtig.

1. Alles erfassen 

Es werden alle anstehenden Aufgaben und Fallstricke erfasst und gesammelt. Es wird ein Gefühl für den Umfang entwickelt und das Gefühl etwas zu vergessen verschwindet, sodass man fokussierter an die Aufgaben herangehen kann.

2. Durcharbeiten 

Es wird sich ein Überblick verschafft und die anstehenden Aufgaben werden in den Gesamtkontext einsortiert. Hier wird entschieden, ob eine Aufgabe verschoben oder delegiert werden kann.

3. Organisieren 

Unerledigte Aufgaben werden kategorisiert und nach „Kontexten“ organisiert., z.B. Lesen, Besprechen, Besorgen, Büro, Zuhause. Diese Grobstruktur wird anschließend in kleinere Handlungsschritte heruntergebrochen.

4. Durchsehen 

In regelmäßigen (wöchentlichen) Abständen sollte sich eine Übersicht über die Aufgabenerledigung und Sachstände verschafft werden.

5. Erledigen 

Nach den folgenden Kriterien wird dann entscheiden, welche Aufgabe als nächstes erledigt wird: 

1. Kontext 
2. Verfügbare Zeit 
3. Verfügbare Energie 
4. Priorität

Zeitflussanalyse

Wie der Name bereits erahnen lässt handelt es sich um eine Methode, welche auf Vergangenes zurückblickt. Um die Produktivität zu steigern und bessere Ergebnisse zu erzielen, ist es oft hilfreich, den Fokus auf die Reduktion von Dingen zu legen, um dringend benötigte Kapazitäten freizuschaufeln. Das Reduzieren von Zeitfressern ist ein Fortschritt, lautet die Devise.

Einer der größten Zeitdiebe ist heutzutage das Smartphone. App-Benachrichtigungen, Soziale Medien und sonstige Push-Services lenken immer wieder von wichtigen Aufgaben ab und stören die Konzentration.

Weitere Beispiele für Zeitfresser sind:

- Smalltalk

- Prokrastination 

- Lange Entscheidungsfindung

- Organisatorisches

Um das eigene Arbeitsverhalten zu optimieren, sollte man für mindestens eine Woche die eigene Arbeitsweise beobachten und dokumentieren. Die Erkenntnisse aus der Analyse und Reflexion fließen dann in zukünftige Entscheidungen ein. 

 

Tipps für ein erfolgreiches Zeitmanagement

1. Deadlines setzen

Um sich nicht in Details zu verlieren und ein Ende zu finden, ist es unerlässlich, sich Deadlines zu setzen. Unter einem gewissen Druck und einer „Zielgeraden“ wird oft automatisch priorisiert und effektiver gearbeitet. Deadlines können hier entweder vom Lehrer kommen oder selbst gesetzt werden.

2. Kein Multitasking

Für die höchstmögliche Effizienz ist es besser, sich auf eine Sache zu konzentrieren. Beim Multitasking ist die Gefahr zu groß, etwas zu vergessen oder im Chaos zu versinken. Einzelne Aufgaben nacheinander abzuarbeiten, braucht immer weniger Zeit als gleichzeitig mehrere Aufgaben zu machen.

3. Meilensteine

Um nicht vor einem schier endlosen Berg vor Aufgaben zu verzweifeln, ist es immer sinnvoll, kleine Zwischenziele zu definieren. Kleine Erfolge steigern die Motivation und die Übersichtlichkeit.

4. Ziele definieren

Sobald man Meilensteine gesetzt hat, hilft es, die Ziele klar zu definieren. Die Smart-Methode kann helfen:

S	M	A	R	T
Spezifisch	Messbar	Anspruchsvoll	Realistisch	Terminiert
Ziele sollten so konkret wie möglich formuliert sein	Die Zielerreichung sollte messbar gemacht werden.	Die Zielsetzung sollte ambitioniert sein.	Das Ziel sollte mit den gegebenen Ressourcen erreichbar sein.	Deadlines und Meilensteine sollten definiert werden. Was bis wann?

 

5. Gut vorausplanen

Eine zeitliche Planung und Strukturierung des Tages, der Woche oder des Monats ist unerlässlich für ein gutes Zeitmanagement. Eine schriftlich geplante Woche kann viel Unsicherheit und Stress vermeiden. Die Planung kann man entweder mit einem Notizbuch, mit Planer, dem Kalender auf dem Smartphone oder anderen Tools machen.

6. Aufgaben priorisieren

Es ist unerlässlich, das Wichtige vom Unwichtigen und das Dringende vom nicht Dringenden zu unterscheiden und danach auch zu handeln. Eine Methode, um sich das Leben zu erleichtern (solange man nicht mehr als drei wichtige Aufgaben hat), ist die 40-30-20-10 Regel:

Zeitanteil Aufgabe

Für die Erledigung der wichtigsten Aufgabe wird 40 % der Zeit verwendet.

Für die Erledigung der zweitwichtigsten Aufgabe wird 30 % der Zeit verwendet.

Für die drittwichtigste 20 %.

Und die restliche Zeit wird allen übrig gebliebenen Aufgaben gewidmet.

7. Ruhe und Abgeschiedenheit

Wer seine Zeit optimal nutzen möchte, sollte sich von allen Ablenkungen wie dem Smartphone, Social Media oder auch E-Mails abkapseln. Wenn alle Kanäle und Ablenkungen eliminiert sind, arbeitet man konzentriert und somit effizienter.

8. Tagesroutine anpassen

Wer seine Tagesroutine individuell auf sich abstimmt, arbeitet produktiver. Während der eine am besten mehrere Stunden am Stück ohne Pausen lernt, hilft es dem anderen, zwischendurch eine Stunde Sport zu machen, um sich voll motiviert wieder an seine Aufgaben zu setzen.

9. Alles verschriftlichen

Wer To-Do-Listen abhakt, den Zeitplan anpasst und einen Kalender führt, verliert nicht so leicht den Überblick. Eine gute Organisation erspart Zeit und gibt Sicherheit in der Aufgabenerledigung. Außerdem wird durch die Visualisierung das Gedächtnis trainiert und es wird sich so besser an Aufgaben erinnert. Außerdem ist die Verbindlichkeit, die Aufgaben tatsächlich in der angedachten Zeit zu erledigen, viel größer, wenn die Aufgaben und Ziele schriftlich festgehalten sind.

10. Realistische Einschätzungen

Bei der Zeitplanung sollten immer ausreichend Puffer eingeplant werden. Lieber entspannt noch eine halbe Stunde in der Rückhand haben, als gestresst eine halbe Stunde zu spät mit der nächsten Aufgabe starten. Das Gefühl immer “hinterher zu hinken” kann stark demotivieren.